Was ist Change Management ?

In einer sich ständig verändernden Welt ist es unerlässlich für Unternehmen, sich ständig an neue interne und externe Gegebenheiten anzupassen und Innovationen zu schaffen. Change Management spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Dieses Kapitel setzt sich mit der Definition von Change Management und seinen Ursprüngen auseinander.

1. Definition: Was ist Change Management?

Change Management bezeichnet den Prozess, in welchem Veränderungen innerhalb einer Organisation geplant, kommuniziert, umgesetzt und stabilisiert werden. Diese Veränderungen können technologischer, struktureller oder kultureller Natur sein und sind oft eine Reaktion auf sich ändernde Marktbedingungen und Rahmenbedingungen.

Beim Change Management geht es darum, Änderungen auf eine kontrollierte Art und Weise durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich sind und die Organisation nicht negativ beeinträchtigen.

Veränderungen können aus verschiedenen Gründen in einem Unternehmen auftreten, das betrifft sowohl strategische als auch operative Änderungen. Es gibt jedoch mehrere Hindernisse, die blockieren können, dass Änderungen erfolgreich umgesetzt werden. Eine der wichtigsten Herausforderungen ist der Widerstand gegen Veränderungen, weil Mitarbeiter Angst um ihre Jobs oder ihren Einfluss haben oder ihre Arbeitsweise nicht anpassen wollen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, kommt es darauf an, die Führungskräfte und Mitarbeiter auf den Veränderungsprozess vorzubereiten und sie erfolgreich durch die verschiedenen Phasen der Veränderung zu führen.

Der Prozess des Change Managements besteht aus verschiedenen Phasen. Die erste Phase ist die Analyse der bestehenden Situation, um die Ursachen für Veränderungen zu identifizieren. In der zweiten Phase wird die Veränderung zusammen mit einem Aktionsplan geplant und vorbereitet. In der dritten Phase wird die Veränderung umgesetzt. In der vierten und letzten Phase wird die Bewertung des Erfolgs durchgeführt.

Ein Beispiel für Change Management in einem Unternehmen kann die Implementierung eines neuen Arbeitsablaufs sein. Zunächst wird analysiert, welche Gründe für die Implementierung des neuen Arbeitsablaufs sprechen. Eine Arbeitsgruppe wird gebildet, um den Prozess zu planen, und die Mitarbeiter werden über den neuen Arbeitsablauf informiert. Nach der Implementierung wird überprüft, ob der neue Arbeitsablauf die gewünschten Ergebnisse liefert. Wenn nicht, werden entsprechende Anpassungen vorgenommen.

Change Management umfasst auch verschiedene Aufgaben wie die Identifizierung von Veränderungen, die Planung sowie Umsetzung, die Risikobewertung, die Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter, die Kommunikation und die Überprüfung und Bewertung des Erfolgs der Veränderung. Es ist also wichtig, sich bewusst zu machen, dass Change Management ein kontinuierlicher Prozess ist, der Zeit und Ressourcen erfordert.

Beim Verfolgen der Unternehmensziele kann es vorkommen, dass bestehende Ressourcen auf dem Weg zum Ziel nicht ausreichen. Dann müssen neue Strategien entwickelt, Prozesse verändert und bestehende Verhaltensweisen überprüft werden. Diese tiefgreifenden Veränderungen betreffen oft alle Bereiche eines Unternehmens. Um die gesteckten Ziele zu erreichen, ist deshalb eine sorgfältige Planung und ein schrittweises Vorgehen notwendig.

Der Begriff Change Management umfasst sowohl die Gruppe der Manager, die den Wandel leiten, als auch den Prozess an sich. Grundsätzlich geht es im Management um die Analyse, Planung, Umsetzung und Kontrolle von Maßnahmen. Erfolgreiche Veränderungsmaßnahmen können nur mit vereinten Kräften erzielt werden. Deshalb ist es bei Change Maßnahmen so wichtig, dass alle Mitarbeiter ins Boot geholt werden.

Eines der zentralen Ziele im Change Management lautet deshalb: die Bereitschaft der Mitarbeiter für den bevorstehenden Wandel wecken und die notwendigen Fähigkeiten zu stärken.

2. Was unterscheidet harte von weichen Changes?

Durch einen Change kommt es zum Bruch mit bereits bestehenden Systemen, Prozessen und Verhaltensweisen. Doch nicht bei jeder Veränderung ist Change Management notwendig. Wer zum Beispiel mit neu designten Marketing Werbeprospekten noch mehr Kunden gewinnen will, optimiert bereits bestehende Maßnahmen. Hier geht es eher um Verbesserung als um Veränderung. Es lassen sich zwei Arten von Change unterscheiden:

Ein harter Change lässt sich an äußerlich sichtbaren Faktoren erkennen. Das kann die Restrukturierung eines Unternehmens, die Einführung einer neuen Technik oder ein Joint Venture sein. Dafür müssen neue Systeme und Strukturen geplant werden. Bei einem harten Change ist das Ausmaß der Veränderungen sehr groß. Manchmal entstehen neue Jobs oder bereits bestehende fallen weg. Oder es ändern sich die täglichen Aufgabenfelder der Mitarbeiter. Es ergeben sich neue Teams oder Führungskräfte werden ausgewechselt. Dabei kann es passieren, dass der Wandel völlig überraschend kommt und die Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen stellt. Sie fühlen sich bedroht, haben Angst um ihren Status, ihr Gehalt oder sogar um ihren Arbeitsplatz.

Von einem weichen Change ist die Rede, wenn Veränderungen auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Das können beispielsweise Umbrüche in der Unternehmenskultur oder das Entwickeln neuer Kompetenzen sein. Auch ein solcher Wandel bringt Veränderungen für den einzelnen Mitarbeiter mit sich. Eine neue Verhaltens- oder Denkweise muss eingeübt werden. Ein weicher Change ist also nicht gleich ein leichter Change! Dabei kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter den Mehraufwand als anstrengend, nervig oder sogar unnötig empfinden. Eine echte Bedrohung stellt der Wandel aber nicht für sie da.

3. Die Ursprünge des Change Management

Die Wurzeln reichen zurück bis in die 1930er Jahre nach Amerika. Damals betrieben drei Harvard-Professoren erste Forschungen. Sie wollten herausfinden, welche Veränderungen es braucht, um die Leistung von Unternehmen nachhaltig zu steigern.

Das Ergebnis: Der größte Erfolgsfaktor liegt darin, den Mitarbeitern Aufmerksamkeit entgegenzubringen.

Ein Wandel in Organisationen trifft Mitarbeiter häufig unerwartet. Oft durchlaufen sie ihn unfreiwillig. Sie werden vor die große Herausforderung gestellt, sich selbst und das Unternehmen schnellstmöglich zu verändern. Unsicherheit, Überforderung und Frustration sind nicht selten die Folge. Gerade in einer Change-Phase muss der Fokus auf die Mitarbeiter gerichtet sein. Sie sind schließlich der Motor für den Wandel. Unterstützt man sie, unterstützt man den Change.

Nach und nach hat Change Management an Bedeutung gewonnen. Es wurde weiter geforscht und erste Konzepte erstellt. Kurt Lewin gehört zu diesen frühen Entwicklern. Bereits in den 1940er Jahren beschäftigte er sich intensiv mit der Planung von Änderungsprozessen. Sein 3-Phasen-Modell gilt als das Ur-Modell des Change. Auch der 8-Stufenplan von John Kotter ist ein Klassiker. Er untersuchte die Ursache für gescheiterte Prozesse und entwickelte dann ein Modell, das Führungskräften zu einem erfolgreichen Wandel verhilft. Noch heute planen viele Unternehmen ihre Change Prozesse auf Grundlage dieser beiden Modelle.

In Deutschland etablierte sich Change Management bzw. Veränderungsmanagement Ende der 1970er Jahre. Mit dem Übergang von der klassischen Industriegesellschaft zur Wissens- und Dienstleistungsgesellschaft veränderte sich die Arbeitswelt und mit ihr auch die gesellschaftlichen Werte. Mitarbeiter forderten größere Teilhabe und Mitbestimmung, worauf die Unternehmen reagieren mussten. Das löste zahlreiche Veränderungsprozesse aus. Spätestens seit den 90er Jahren ist Change Management ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt und heute nicht mehr wegzudenken.